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一般先透過地產代理或網上平台搵盤，睇樓後向業主或代理表達意向，再洽談租金、租期同按金，雙方同意條款後簽訂臨時租約並落定，最後簽正式租約同交租金按金後就可以收樓。
香港慣例一般由租客同業主各自支付半個月租金作為代理佣金（即雙方各付半個月，代理共收一個月租金佣金），具體比例亦可因應市況或個別協議有所調整，建議簽約前同代理確認清楚。
標準租期一般為2年（一年死約一年生約），按金通常為2個月租金（部分業主要求3個月），簽約時亦需支付首月租金。租期同按金具體條款視乎業主要求同市況議價空間。
可留意代理是否熟悉目標地段嘅商廈盤源、有無相關牌照（持牌地產代理）、回應是否專業迅速。建議比較多於一位代理提供嘅盤源同意見，避免被單一代理局限選擇。
建議留意樓宇實用率、大廈管理同保安質素、冷氣同電力負荷是否足夠、上下班高峰時段升降機是否擁擠，亦要查清楚大廈有無分契或業權問題。
常見問題包括實用面積同建築面積混淆、業主臨時加租或要求額外裝修費用、合約條款唔清晰（如續租條件、維修責任）。建議簽約前由律師或專業人士審閱合約細節，保障自己權益。
收費視乎場地面積、地點同租用時段，小型會議室每小時由數百元起，大型展覽場地或宴會廳按日租計算可達數萬元，視乎設施配套同旺季需求。
建議考慮場地容納人數、交通便利程度同提供嘅設施（如音響、投影設備）是否符合活動需要。建議實地視察場地，確認空間配置同氛圍是否合適。
一般包括場地使用權、基本桌椅擺位同基礎音響設備，部分場地亦提供額外配套如餐飲服務、保安人手同活動策劃支援，視乎租用套餐而定。
小型會議室一般提前數日已可預約；大型展覽或宴會場地因需求較高，建議提前一至三個月預訂，旺季（如商展季節、年終活動）更應盡早安排。
要留意合約是否清楚列明租用時段、超時收費同場地限制（如裝飾物料、噪音規定）。亦要確認按金退還條款同場地保險安排，避免活動後出現額外爭議。
會議場地多以小型房間為主，著重私密性同基本演講設施；展覽場地則需要較大空間同靈活佈局，方便擺設展位同人流動線設計，租金同設備要求亦相對較高。
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